Existem diversas ferramentas de gestão de equipes no mercado. Porém neste artigo analisei 4 delas que foram justamente aquelas que já tive a oportunidade de utilizar nos projetos de marketing que coordenei com equipes presenciais e a distância.
Se você ainda tem dúvidas sobre a importância deste tipo de ferramenta ou ainda prefere usar apenas o e-mail, planilhas do Excell ou Skype para gerenciar as atividades de sua equipe saiba que o risco de você se perder no meio de tantos processos é muito grande.
Além disso o uso destas ferramentas possibilita que você otimize melhor o tempo de conclusão dos projetos, consiga medir produtividade da equipe e também acompanhar em tempo real do status das atividades que estão sendo realizadas.
PRODUCTEEV
Foi a primeira plataforma que utilizei (e ainda utilizo) para gestão de tarefas em equipe.
Considero o Producteev uma excelente opção para aqueles que necessitam de uma ferramenta de gestão mais sintética e direta de atividades e comunicação com a equipe.
Neste sentido o Producteev vai direto ao ponto, crie uma área de trabalho, inclua os projetos, cadastre os profissionais de sua equipe, descreva as atividades e sub atividades para cada profissional, determine o prazo, prioridade e Pronto!
Todos receberam notificações do andamento dos trabalhos e poderão fazer comentários. Simples assim.
Outra grande vantagem que o Producteev é 100% gratuito e não há limites de usuários. Por isso é ideal para pequenas empresas que não podem ou não querem investir em ferramentas pagas
DESVANTAGENS
Não há versão em Português
Isto pode ser uma dificuldade para aqueles que não tem familiaridade com o idioma, porém já implantei esta ferramenta com equipes que não tinham nenhum profissional que falasse inglês e mesmo assim a implantação foi bem tranquila.
Tudo é uma questão de adaptação que pode ser resolvida com aplicação de treinamentos rápidos que você mesmo pode aplicar para sua equipe.
BITRIX
O Bitrix é sem dúvida uma das plataformas de gestão de equipes mais completas que eu já experimentei.
Atualmente eu utilizo o Bitrix para gerenciar os projetos de consultoria do portal OSUPERMERCADISTA.COM, empresa especializada em gestão de supermercados no qual sou responsável pelo Marketing.
O Bitrix é uma verdadeira “rede social corporativa”, pois dispõe de diversas ferramentas de comunicação interna, gestão de tarefas e compartilhamento de arquivos.
Assim como no Facebook, é possível curtir as publicações dos colegas.
E tem mais!
O Bitrix também é uma excelente plataforma de gestão de Relacionamento com clientes, que incluem rastreamento de contato, gestão de vendas, mensagens, planejamento de atividades e calendários, tudo o que permite à sua equipe gerenciar rapidamente toda a informação e processos importante de sua empresa.
VANTAGENS
É gratuita para equipes com menos de 12 pessoas
O serviço possibilita a integração com o e-mail corporativo. Assim, é possível ver as mensagens diretamente na rede social.
Outro diferencial do Bitrix é o CHAT para conversação com os membros da equipe, fazendo praticamente a mesma função do Skype.
Justamente por isso avalio que o grande diferencial é fato do Bitrix é de conseguir centralizar várias ferramentas em uma única plataforma.
DESVANTAGENS
Num primeiro momento justamente por ser uma ferramenta tão completa o Bitrix assusta um pouco os usuários iniciantes. Eu mesmo tive que fazer um treinamento para conseguir aprender as principais funções e mesmo assim confesso que tem muitos recursos que ainda não utilizo.
E por isso muitas pessoas desistem de usá-lo. E os vídeos de treinamento são todos em inglês que também dificulta muito para as pessoas que não tem fluência com o idioma.
Para equipes com mais de doze pessoas é necessário aderir aos planos pagos, que no caso de empresas de pequeno porte pode ser uma barreira e tanto já que os valores dos planos pagos são todos acima de 100 dólares.
RUNRUN.IT
O Runrun.it também é sem dúvida uma das melhores opções de plataforma para gestão de equipes e atividades.
É possível acompanhar os trabalhos das equipes, saber em qual projeto cada colaborador atua e gerar relatórios do desempenho do dia a dia.
Confesso que não fui muito a fundo na utilização desta ferramenta, fiz apenas alguns testes para analisar alguns recursos, interface e praticidade de sua utilização.
Porém conforme apresentação institucional no site, o Runrun.it é utilizado por mais de 100 mil empresas em 100 países e isto sem dúvida me leva crer que é uma das melhores plataformas no mercado.
VANTAGENS
Interface e configuração simples que facilitam muito o seu uso. É possível, por exemplo, definir quem pode criar tarefas ou recebê-las, o que elimina ordens não oficiais.
Com o sistema, as prioridades de trabalho ficam explícitas e o fluxo de informações ocorre dentro das tarefas, reduzindo a quantidade de e-mails trocados e a necessidade de reuniões de acompanhamento.
Os relatórios fornecidos pelo Runrun.it contemplam um grande número de visões e informações gerenciais.
DESVANTAGENS
Ao meu ver é bastante restritiva a empresas e projetos de pequeno porte em função dos valores de assinatura que é cobrado por cada usuário. A partir de R$23 reais por conta no plano TEAM e R$53 reais para o plano corporativo.
TRELLO
O Trello é bastante conhecido por ser uma ferramenta de gerenciamento de atividades em listas extremamente prático e versátil.
Atualmente eu uso o Trello para gerenciar tarefas do dia-a-dia que não estão atreladas necessariamente a grandes projetos. Com isto aposentei os tradicionais postit´s... (rs)
Para isto o Trello dispões de“Cards” são como pequenas notas que podem ser arrastadas de um lado para o outro, que você encaixa em colunas de listas de acordo com o contexto ou o andamento da atividade.
O diferencial é que eles não são simples notas, pois estes cartões podem receber informações mais completas como prazos, arquivos em anexos, imagens e checklists.
E esta é justamente ao meu ver a proposta do Trello. Organizar tarefas mais simples, as prioridades de seus estudos, entre muitos outras aplicações.
Porém não se restringe ao uso individual pois ele também pode ser usado para gerenciar trabalhos em equipe.
Também é possível determinar as funções de cada membro da equipe de trabalho ao marcá-lo em um “Card” diferente, de modo que todas as pessoas daquele “Quadro” acompanhem o trabalho de outros membros.
VANTAGENS
Sem dúvida a facilidade no uso. Um dos diferenciais do Trello é que ele é muito visual, pois os cartões são fáceis de localizar (ainda mais quando são organizados por etiquetas coloridas) e separados nas colunas por assuntos.
DESVANTAGENS
Para grandes empresas e projetos mais robustos não recomendo o Trello, pois quando comparados a outras plataformas a limitação de recursos fica mais evidente. Porém neste caso é possível contratar o Trello Business, que é uma alternativa paga que oferece recursos mais elaborados.
Mas como não testei esta versão não posso avaliar se atende as necessidades de grandes projetos.
E você? Qual ferramenta de gestão de equipe você utiliza?
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Forte abraço e até a próxima!
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Para o gerenciamento de projetos, estou usando o ProofHub. Com o ProofHub, minhas equipes, clientes e toda a comunicação do projeto permanecem em um só lugar. Não há necessidade de investir em muitas ferramentas diferentes para administrar um negócio.
Obrigado pela contribuição! Irei analisar as funcionalidades.
Abraço!